企業にとって必ず必要となり、その見極めが将来を左右する可能性まである採用面接。 その全過程を記録する議事録の作成は、採用担当官同士が情報を共有するためにも、非常に大切なものです。 今回は、採用面接における議事録の書き方やフォーマットなどについて紹介します。
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議事録とは？
議事録とは、会議で議論された内容や経過を記録し、関係者間で情報を共有するために作成される文書です。作成のポイントは、目的の明確化、フォーマットの統一、決定事項の明記、認識のすり合わせ、早急な共有の5点です。
議事録とは、会議で議論された内容や経過を記録してまとめ、関係者の間で情報を共有することを目的に作成されたものをいいます。 議事録を作成するポイントは、主に以下の5点です。
・議事録を作成する目的や方向性を明確にしておく ・フォーマットに沿って作成する ・決定事項やこれからの目標を明記する ・関係者の認識に相違点がないかをする合わせる ・メールなどを使い、関係者と早急に情報を共有する
情報にまとまりがなく具体性がない、指示語が多くて主語が明確でない、そして論点が曖昧で何のための会議だったのかわからないような議事録は、目的を果たせないので避けなければなりません。
議事録作成の手順
議事録作成の手順は、会議中に一字一句メモを取り、5W1Hと主語・述語を意識してわかりやすい文章にまとめる2ステップです。口語体を文語体に改め、指定フォーマットに合わせ、曖昧な表現を避けて作成します。
1.会議内容をメモにとる
議事録の最初の手順は、会議で話された内容をメモにとることです。 その際は、一字一句聞き逃さないようにしましょう。 発言を選択してメモをとると、あとで混乱する原因になります。 また、誰の発言なのかを明確にしておくことも大切です。 発言された数値や日時、場所などは正確にメモしておきます。 不明なことがある場合は、会議中に解消しておきましょう。
2.メモを議事録としてまとめる
メモを議事録としてまとめる際は、わかりやすい文章を心がけます。 それには5W1Hと主語・述語を意識するのが有効です。 多くの人と共有するため、自分だけが分かっていても意味がありません。 また、口語体を文語体に改めることや、指定されているフォーマットに合わせることも大切です。 情報を共有する相手に疑問を持たせないため、曖昧な表現は避けましょう。
以上が議事録を作成する上でのポイントです。 次章では、採用面接における議事録に必要な内容を紹介します。
採用面接における議事録のフォーマットを紹介
採用面接の議事録フォーマットには、面接日時、面接会場、面接官氏名、応募者情報（氏名・生年月日・キャリア・職歴）、企業理解度、希望職種、所感、次の面接官への確認事項を含めます。5W1Hに沿った正確な記録が重要です。
採用面接における議事録には、以下の内容が必要です。 フォーマットとして覚えておくと大変便利に利用できます。
・面接日時：いつ面接したのか ・面接会場：どこで面接したのか ・面接官氏名：誰が面接したのか ・応募者の氏名：誰が応募してきたのか ・応募者の生年月日：現在何歳なのか ・応募者のキャリアと職歴：どのような経験と資格をもっているのか、また以前に働いていた場合はその職歴 ・応募企業の内容への理解：応募してきている企業についての理解度 ・希望する職種：応募者が何をしていきたいのか ・所感：応募者に対して面接官がどう思ったのか ・次の面接官への確認事項：応募者に対して、引き続き重点的に確認してほしい内容
以上の内容を先ほどの議事録のポイントに沿ってまとめていくことで、採用面接における議事録が完成します。 採用面接は、企業そして応募者両方の将来を左右しかねない非常に大切なものです。 関係者に間違った情報が伝わることのないようにポイントを抑え、わかりやすい議事録を作成しましょう。
採用面接における議事録作成の問題点
採用面接の議事録作成における最大の問題は、膨大な応募者数と面接回数に伴う労力と時間です。解決策としてICレコーダーと文字起こしツールの活用が有効で、聞き逃し防止とメモ作成の工数削減が期待できます。
採用面接における議事録作成の最大の問題点は、作成にかかる膨大な労力と時間です。 通常採用面接は、企業の人事担当者や現場の担当者、そして社長を始めとする企業の重役たちによって、何回かに分けて行われます。 そして応募者は、有名な大企業になると百名単位、場合によってはそれ以上いても不思議ではありません。 その人数に対して、1人につき何度か採用面接が行われると、すべての面接回数は膨大なものになります。 たとえ議事録をつける担当者が複数人いても、その労力とかかる時間は大変なものになるでしょう。
この問題の1つの解決方法として、ICレコーダーの使用と文字起こしツールの活用があります。 ICレコーダーで会議の内容を録音し、それを元に自動で文字を書き起こします。 このことにより、メモを取る労力と時間を削減するとともに、聞き逃しを防げるというメリットもあります。 ただ、良いことばかりではありません。 精度が低い文字起こしツールを使うと、テキストが誤字だらけになるとのデメリットもあります。 これを防ぐには、精度の高い文字起こしツールを探すしかないでしょう。
また、新型コロナウイルスのまん延による社会情勢の変化とニューノーマルへの移行により、オンラインによる採用面接が増えてきています。 オンラインによる採用面接には、「場所を選ばない」「移動の時間やコストがかからない」とのメリットもあるため、今後ますます増えていくことでしょう。 そしてこのオンライン採用面接による議事録の作成に対応するツールも出始めています。
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今回は、採用面接における議事録の書き方やフォーマットなどについて紹介しました。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して採用活動の議事録作成業務を効率化させましょう。
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ailead編集部
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