グロース
2022-11-11
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会議の議事録のフォーマットについて「どのような項目を含めるべきか」と検討している営業部門の責任者やメンバーも多いでしょう。
フォーマットは作成しやすいことはもちろん、誰が見てもわかりやすいものにするのがポイントです。
今回は、会議の議事録フォーマットのポイントや書き方、フォーマット例などについて紹介します。
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会議の議事録は誰が見ても理解できる内容にすることが求められるので、議事録フォーマットは会議内容に沿ったものや含める項目選びが重要です。
ここでは、会議の議事録フォーマットのポイントを紹介します。
部門やチームが使いやすい議事録フォーマットにするのがポイントです。
企業では部門や部署を限定せず、全社で利用できるように議事録フォーマットを用意しているケースもあります。
ただ、見づらかったり入力しづらかったりすることも少なくありません。
営業部門に限らず、部署やチームメンバーに会議内容を周知し正しい情報を共有するには、自部門に合った使いやすくて見やすい議事録フォーマットを準備する必要があります。
大きな企業では、議事録の作成や保管に書式指定するケースもありますが、取り決めがないなら使いやすいフォーマットで効率的にすることを検討しましょう。
部門によって会議の内容は異なるので、議事録に含める項目を自部門に合ったものにするのもポイントです。
後述しますが、営業部門に限らず会議議事録には、会議名や開催日時、出席者などの含めるべき必須項目があります。
これら必須項目のほか、自部門や会議内容に合った項目を入れることで、使いやすくて理解しやすい議事録フォーマットになるでしょう。
重要事項が理解しやすいフォーマットにすることも求められます。
会議の内容は、意思決定をすることもあれば、情報を周知するためのもの、意見を出し合うものなどさまざまです。
誰が見ても理解しやすいフォーマットにするには、もっとも伝えたい重要事項（会議の結論）を並び順の最初にもってくるのがポイントです。
例えば何かを決定する会議だった場合は決定事項を最初に記載して、その下に議論内容や課題事項などを並べるフォーマットにします。
会議の議事録フォーマットに含める必須事項は「会議名」「開催日時、開催場所」「議事録作成者、出席者、欠席者」「議題」「次回開催日時、次回開催の議題」です。
議事録フォーマットを作成するときは、あらかじめ必須事項を記載しておけば議事録をつくるときもスムーズに進められます。
会議内容によって含める項目は「決定事項」「議論内容」「課題事項」「保留事項」「懸案事項」などです。
また、必要に応じて「備考」「コメント」「確認や承認などの押印欄」なども含めましょう。
前章の項目を踏まえた議事録フォーマットです。
自部門に合うように項目を追加したり項目名を変えたりして活用しましょう。
会議名（書類のタイトルとして中央揃えが一般的）
日時
場所
作成
出席
欠席
議題内容
決定事項
議論内容
課題事項
保留事項
懸案事項
次回の日時
次回の議題
備考
コメント
決定事項などは箇条書きにすると伝わりやすくなります。
議論した内容などは、発言者の名前を入れるのもポイントです。
期限があるものに対しては、内容だけでなく「誰がいつまでに」などの情報も盛り込みましょう。
会議の内容に合わせた議事録フォーマットを作成すれば、項目通りに入力していくだけなので、議事録づくりが楽になります。
ただ、議事録は会議後の翌日など、すぐに出す必要があるので作成スピードも求められます。
会議の議事録を効率的に作成するためのコツを紹介します。
会議の議題がわかっているなら、大枠を予測しておくことが大切です。
過去の議事録を参考にして、会議の流れや骨子を予測します。
当然、予測通りに進まないこともありますが、過去の議事録から議題による傾向を把握できるのでスムーズな作成につなげられるでしょう。
会議中は議事録へ記入せず、メモだけに集中しましょう。
議事録は理解しやすい内容にする必要があるので、発言内容を要約して記入しなければなりません。
会議での発言は話し言葉です。
要約しながら議事録に入力すると、会議のペースについていけない可能性があります。
会議中はメモに集中し、会議後にその内容を要約して議事録に記入しましょう。
できるだけ会議直後に議事録を作成するのもコツです。
会議後に予定がないことが前提ですが、会議直後なら内容を記憶しているのでスムーズに作成できます。
メモで全ての情報を確実に取れるわけではありません。
次の日に作成しようとしてもメモ内容や記憶が曖昧で、間違った情報を議事録で共有してしまう可能性もあります。
そのため、議事録はできるだけ会議から時間を置かずに作成しましょう。
会議の議事録を効率的に作成できるツールを活用する方法もあります。
例えば会議中にメモを取れない、会議後は忙しくて議事録をつくれないから内容を忘れてしまうなどの悩みもあるでしょう。
会議の録画や発言の文字起こしができるツールがあれば、スムーズに議事録を作成できます。
ailead（エーアイリード）は、会議議事録の作成をサポートする業務効率化ツールです。
aileadはWeb会議ツールと連携し会議の録画が可能なので、会議後に文字起こしや音声解析ができます。
そのため、会議中にメモを取ったり、記憶があるうちに急いで議事録を作成したりする必要はありません。
会議のデータを自動で収集して解析し、可視化できるので、議事録作成の負担を大幅に軽減できます。
また、社内会議だけでなく関連会社との打ち合わせや顧客との商談などにも活用可能です。
内容が記録されるので、打ち合わせや商談後の誤認識によるトラブルなども防げます。
会議データはクラウド上に記録されるので、いつでも確認できることも特徴です。
会議に出席できないメンバーがいる忙しい営業部門でも、情報をクラウド上で素早く共有できます。
会議の議事録フォーマットや議事録の作成が負担になっているなら、業務効率化ツール「ailead」の導入も検討してみてください。
今回は、会議の議事録フォーマットのポイントや書き方、フォーマット例などについて紹介しました。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して議事録作成の業務を効率化しましょう。
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