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2022-11-20
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顧客との定例会議における議事録を書くように上司から言われたけれど、どうしたらいいか分からない、そんな風に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
議事録というのはただその場で交わされた会話を文字起こしすればよいというものではありません。
そこで今回は、顧客との定例会議における議事録の残し方や共有方法のコツについて紹介します。
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定例会議の議事録を残す理由は、会議に出席しなかった人を含めた関係者全員に会議の内容を伝え、備忘録を残すことで認識の食い違いを防ぐためです。
それぞれ詳しく紹介します。
顧客との定例会議において、必ずしも関係者全員がその会議に出席するわけではありません。
自社においても顧客側においても、重要な人物が何らかの理由で出席できないことはよくあります。
そのような場合でも、会議でどのような議論が交わされ、どのようなことが決定したのかが分かるようにすることが議事録作成の最も大きな目的です。
そのため、議事録で決して欠かしてはならないのが「決定事項」と「TODO」だといえます。
また、保留事項や検討事項も記載しておくとなおよいでしょう。
ただ会議の内容をすべて書き起こすのではなく、これらのポイントに留意して会議の内容をまとめることが大切です。
議事録を作成するもうひとつの目的は、認識の食い違いを防止することです。
言葉の意味を取り違えていたり、大切なことを聞き逃してしまっていたりすると取引内容の理解に齟齬が生じます。
自社と顧客との間はもちろんのこと、自社内や顧客内でも認識が食い違ってしまって取引に支障が生じてしまうことは多いです。
そうした事態を防ぐためにも、証拠となる記録を残しておく必要があります。
そのため、議事録においては発言者と発言内容を正確に記録することが大切です。
会議中はしっかりメモを取っておくようにしましょう。
実際に議事録を作成するにはどうすればよいのか、いくつかポイントを紹介します。
まずは議事録を作成する会議の要点や目的は何なのかをあらかじめ把握しておくことが大切です。
会議の目的が何なのかによって、その会議において出席していない関係者に伝えるべき事柄は変わってきます。
次に、議事録のフォーマットを用意しましょう。
重要なことをしっかりと残しておくためには、あらかじめ記載すべきことをまとめたフォーマットを用意しておくと便利です。
フォーマットは日時や場所、参加者名、議題、背景、決定事項、今後の予定などによって構成します。
議題によってどの項目が重要なのかは変わってきます。
これらの項目をマスで区切ったり表にしたりしておくと、後から清書する際に便利です。
フォーマットに沿って会議の内容を記入する際、5W1Hを意識しましょう。
会議における5W1Hとは「Why（背景や課題）」「What（議題やテーマ）」「When（会議の日時や決定事項の日時）」「Who（参加者や発言者、決定事項の関係者など）」「Where（会議が行われた場所や決定事項に関する場所）」「How（決定事項をどのような方法で行うのか）」です。
これらに加え「How much（予算やコスト）」についても意識しておくとよりよい議事録になります。
議事録を作成する際、実際の会議での発言内容をそのまま書き写す必要はありません。
むしろ、実際の発言内容から重要なポイントを抜き出して要約した方が分かりやすくなります。
また、議事録に記載する文章はなるだけ簡潔なものになるよう心がけましょう。
1文につき1要素であるのが理想です。
そうした短い文章を箇条書きにして並べていくとよいでしょう。
いくら議事録を作成しても、それが社内や顧客の間で共有されなければ意味がありません。
そこで、作成した議事録を共有するためのポイントをいくつか紹介します。
まず重要なことは、情報を共有することに対する意識を高めることです。
議事録を作成したところで、参加者の多くが議事録には何の意味もないと感じていてはそもそも共有されるはずがありません。
作成した議事録が共有されるためには、議事録を作成した会議がなぜ重要なのかを社内のメンバーや顧客にしっかり説明できる必要があります。
議事録を作成しても、議事録が残っていることが社内のメンバーや顧客の間で知られていなければ意味がありません。
また、議事録がどこにあるか分からないから共有できない、というケースもよくあります。
そうしたことを防ぐため、あらかじめ議事録の共有に関する仕組みやルールを設定しておくのもひとつの方法です。
情報共有の仕組みやルールを設定する際、情報共有ツールを導入すると効果的です。
情報共有のためのツールにはさまざまなものがあります。
そこで、最後に情報共有ツールを選ぶ際のポイントについて紹介します。
議事録の共有が導入の目的であれば、そのツールを導入することで議事録が共有できなければ意味がありません。
それだけでなく、あらかじめ導入の目的を明確化しておけば、必要な機能や性能、許容できるコストといった基準が明確になるというメリットがあります。
自社の環境に合わないツールを導入しても、結局は使われずに放置されてしまいます。
そうした事態を避けるには、そのツールが本当に自社において役に立つのかをあらかじめテストしましょう。
そのため、無料プランや試用期間が設けられているツールを選ぶのがおすすめです。
ただ情報共有をするだけであれば、メールやチャットでもその機能を果たすことができます。
しかし、メールやチャットの場合はさまざまな業務に関する情報の中に共有するべき情報が埋もれてしまう可能性があります。
ただ情報共有するだけでなく、情報管理もできることがツール導入の大きなメリットといえるでしょう。
だからこそ、ツール内で目的の資料を簡単に探し出せるかどうかをしっかりチェックしておくことが大切です。
使い慣れないツールを導入すると、色々なトラブルが起こるものです。
そのような場合に迅速で丁寧な対応をしてくれるかどうかがツールを使い続けるかどうかの大きなポイントとなります。
導入前に運用に関する相談ができるツールであれば、スムーズにツールを導入して社内に定着させることができます。
いくら機能が豊富なツールであっても、使いこなせなければ意味がありません。
社内のメンバーが全員パソコンの操作に卓越しているとは限らないので、どのような人でも使いやすいツールになっているかどうかもチェックしましょう。
また、使える機能が多いとそれだけコストもかかります。
重要なことは必要な機能を簡単に使えることだということを忘れてはなりません。
今回は、顧客との定例会議における議事録の残し方や共有方法のコツなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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