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2023-09-01
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仕事の量が増えるほど、資料や書類も増えていくものです。
特に、顧客相手の商談を行う営業活動では、意識して整理しないとデスクの上は、資料や書類で山積みになってしまうでしょう。
仕事で使う資料や書類の整理も、ビジネスパーソンの大事な業務の一つです。
今回は、営業活動における資料や書類を整理する際のポイントなどについて紹介します。
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整理されていない資料や書類は、業務の効率性を低下させる要因となります。
まず、どこに何があるか分からない状態では、必要な書類を探すのに時間がかかります。
探し物をしている時間に生産性はありません。
同僚も使う資料を私物化してしまいこみ、見つけられなかった場合には、周囲にも迷惑がかかります。
もっとも深刻なのは、顧客への迷惑でしょう。
きちんと整理されていない状態では、資料や書類の紛失も起こりやすくなります。
顧客に渡す資料がすぐに出てこない、見つからないということでは、営業スタッフとしての信頼に傷がついてしまいます。
資料や書類の整理は、業務の効率性を高め、優秀な営業スタッフとしての説得力にもつながるのです。
営業活動において資料や書類を整理する際は、以下の4つのポイントを意識しましょう。
デスク上には、パソコンと電話のみという状態が、仕事をする上での理想的な環境です。
パソコンでビジネスメールを打ったり、資料を作成していたりするときに周囲に関係のない資料や書類が置いてあると、どうしても集中力が散漫になります。
デスクの上に置くのは、そのときに必要な書類のみにして、退社する際にきれいに片付けることを習慣化しましょう。
デスクの上に一度モノを置き始めると、どんどん増えていってしまうものです。
資料や書類の整理には、引き出しやキャビネットをうまく活用しましょう。
ただし、引き出しやキャビネットの収納スペースにも限りがあります。
身の回りに残すものの選定は、「1年以内に使った資料と書類のみにする」ことを目安にすると良いでしょう。
一般的に、1年を超えた資料や書類の活用頻度は低いため、デスク周りに残しておかなくても仕事に支障が出ることは少ないと考えられます。
1年を超えたものは、内容や法規制などに応じて倉庫などに保管、または破棄を選択します。
引き出しやキャビネットに収納する際は、メインの引き出しには作りかけの書類、キャビネットに完了済の書類をしまうというように、どこに何を入れるかをルール化しましょう。
その際、よく使う書類ほど近くに、そうでもない書類は遠くに置くのがコツです。
加えて、書類を取り出しやすいように、引き出しやキャビネットのスペースには、常に一定の余裕を持たせておきましょう。
顧客相手の営業活動では、紙でのやり取りもまだ行われていることでしょう。
ファイリングスキルは、営業活動の効率化を図る上で非常に重要です。
ファイリングのポイントは、次の3つです。
ファイルは縦置きが基本です。
背表紙を作成して縦置きし、外からでも何の資料かが分かるようにしておきましょう。
横に積み重ねると、下にあるファイルを探すのに手間取ります。
同一業務の資料は一カ所に固めておくことが前提です。
使用するファイルの大きさやデザインをそろえることで、スペース効率が良くなります。
また、プロジェクトの種類でファイルを色分けすると、直感的に区別しやすくなります。
さらに、提案書や見積もり、契約資料などのように、ステータスに分けてファイリングし、仕事の流れや時系列に沿って整理しましょう。
内容や日付のインデックスを付けておくのもポイントです。
営業活動では、自分が外出して不在の間に、同僚に接客を代わってもらう場面も多いことでしょう。
ルールや連続性が明確なファイリングであれば、たとえ他の人に代わりを頼む際にも、必要な書類を見つけやすくなります。
顧客を待たせる心配もなくなるでしょう。
営業活動では、情報の共有も大切です。
周囲の理解が得られれば、部署内に大型のキャビネットを設置して、他の営業スタッフも活用できる書類を共有していくと良いでしょう。
ノウハウの共有は、新人や中途入社の社員の教育に大いに役立ちますし、退職や休職の際の引継ぎも行いやすくなります。
また、個人のデスクやキャビネットのスペースに余裕が生まれるほか、個人の判断で重要な書類を誤って捨ててしまう失敗も減らせます。
加えて、別々のスタッフで同じ書類を持っている、という重複保管のロスも防げるでしょう。
共有スペースで管理する際は、同一業務のファイルには通し番号を付け、さらに貸出票も用意しましょう。
今持ち出されて欠けているファイルや誰が持っているかが明確になり、部署内の管理が強化されます。
データ化やツールの活用を進め、紙そのものを廃止していくことも検討しましょう。
一枚一枚は薄い資料も、積もり積もれば相当な量になり、保管スペースを圧迫します。
また、紙での保管には、経年劣化や紛失などのリスクがつきまといます。
あえて紙で残す必要がないものはペーパーレス化を進めましょう。
ペーパーレス化の方法には、データ化とツールの活用、2つの方法があります。
データ化は、すでに紙で残っている書類に有効な方法です。
紙の書類をスキャンしてPDF化し、部署内の共有フォルダに整理することで書類管理の手間を大幅に効率化できます。
データ化した書類をクラウド上に保管しておけば、外出先や自宅からでも必要な書類にすぐにアクセスできます。
重要な書類にアクセス権を設定できる、PDF化することで書類の改ざんを防げるなど、セキュリティ上のメリットも期待できます。
営業活動向けのツールを導入し、議事録などの資料作成業務をオンラインで自動化するのも手です。
中には、SFAと連携することで、商談後の記録・報告作業を自動化でき、現場での作業を大幅に効率化できるツールもあります。
情報の共有化が進むほか、手作業が少なくなることで人為的なミスの発生も減らせます。
事務的な作業を効率化できれば、創出できた時間で顧客訪問の回数を増やす、新規顧客を開拓するなど、営業活動の生産性をより一層高められるはずです。
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顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、営業活動における資料や書類を整理する際のポイントなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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