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営業の生産性の向上に活用したいエクセルのショートカットキーを紹介

営業資料の作成、データ集計や分析などの際にExcelを活用している方も多いことでしょう。
Excelには、検索や日付挿入などのショートカットキーが用意されています。
営業の生産性を向上するためには、ショートカットキーの活用が欠かせません。
そこで今回は、営業担当者がぜひとも覚えておきたいExcelのショートカットキーについて紹介します。

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Excelでよく使われているショートカットキー

最初に、Excelで用いられることが多いショートカットキーを紹介します。
今まで一度もショートカットキーを使ったことがない方は、まずは使用頻度が高いものから徐々に慣れていくとよいでしょう。

Ctrl+C(コピー):マウス等で選択した範囲の情報をコピーします。
Copy(コピー)の「C」と覚えておくとよいでしょう。

Ctrl+V(貼り付け):マウス等で選択した範囲の文字列を別の場所へ貼り付けたいときに使用します。
Ctrl+Cと組み合わせて使うのが便利です。

Ctrl+X(切り取り):マウス等で選択した範囲の文字列を切り取ります。
このショートカットキーを押すと、Excelの画面上からは一時的に文字列が見えなくなりますが、Ctrl+Vを押すと再び表示されます。
文字列の一部を保管場所へ移動したいときに重宝するショートカットキーです。

Ctrl+S(上書き保存):Excelシート上に入力した情報を上書き保存します。
Save(保存)の「S」と覚えておくとよいでしょう。

F12(名前を付けて保存):Excelブックに名前を付けて保存したいときは、キーボートの上段にあるF12キーを押します。

Ctrl+N(新しいブックの作成):新規でExcelブックを作成したいときに使用します。
New(新しい)の「N」と覚えておくとよいでしょう。

Ctrl+O(既存のブックを開く):すでに作成してあるExcelブックを開きたいときに使用します。
Open(開く)の「O」と覚えておくとよいでしょう。

Ctrl+W(Excelブックを閉じる):開いているExcelブックを終了したいときに使用します。
終了する際には、上書き保存を忘れないようにしてください。

Alt+F4(Excelの終了) :Excel全体を終了したいときに使用します。

Ctrl+F(検索):Excelシート上の中から、一部の文字列を検索したいときに使用します。
Find(見つける)の「F」と覚えておくとよいでしょう。
このショートカットキーを使うと、検索したい文字列を瞬時に検索できます。
検索窓が開いたら、探したいワードを入力して、「次を検索」ボタンをクリックしてください。

Excelの入力作業がはかどるショートカットキー

次に、Excelの入力作業時に役立つショートカットキーをいくつか紹介します。

文字入力が効率化できるショートカットキー

Ctrl+D(下のセルへコピー):セル内に入力した文字をすぐ下のセルへコピーします。
同じ情報を連続で入力したいときに便利なショートカットキーです。

Ctrl+Z(元に戻す):Excelシートへ入力した情報を元の状態に戻したいときに使用します。
この操作で取り消せるのは、直前に行った操作です。
Ctrlキーを押したままで「Z」を連続で押すと、遡って操作を取り消せます。

Ctrl+;(本日の日付入力):本日の日付を入力したいときに使用します。

Ctrl+:(現在時刻の入力):現在の時刻を入力したいときに使用します。
1つのセル内に本日の日付と現在時刻の両方を入力したいときは、Ctrl+;の後にスペースを入れてから、Ctrl+:を押してください。

Ctrl+K(ハイパーリンクの挿入):文字列に対して、メールアドレスやWebサイトのURLなどを追加したいときに使用します。
このショートカットキーを押すと、「ハイパーリンクの挿入」のダイアログボックスが立ち上がりますので、アドレスの入力やファイルを指定してハイパーリンクを設定してください。

Excelシート移動や選択時に便利なショートカットキー

Tab(セルの移動):Tabを押すと、右のセルへと一つずつ移動していきます。

Ctrl+A(全選択):Excelシート全体を選択したいときに使用します。
このショートカットキーを使えば、マウスでドラッグするよりも早く全体を選択できます。

Ctrl+Space(列の選択):カーソルの位置にある列全体を選択したいときに使用します。

Shift+Space(行の選択):カーソルの位置にある行全体を選択したいときに使用します。

数式や関数を使用する際に便利なショートカットキー

Excelで数式や関数を使用する際に、画面上部にあるアイコンをクリックするという方も多いのではないでしょうか。
以下のショートカットキーを活用すれば、数式や関数を手早く挿入できるようになります。ぜひ活用してみてください。

Shift+F3(関数の挿入):セル内に関数を挿入したいときに使用します。
このショートカットキーを押すと、関数の挿入のダイアログボックスが立ち上がり、必要な関数を効率よく入力できます。

Alt+Shift+=(オートSUM数式の挿入):オートSUM数式を入力したいときに使用します。
このショートカットキーを押すと、セル内に「=SUM()」とされますので、関数の適用範囲を選択してください。
範囲を選択したら、Enterキーを押すだけでオートSUM数式が入力できます。

独自ショートカットキーを設定する方法

Excelには、オリジナルショートカットキーの作成機能があります。
オリジナルショートカットキーは、「Altキー」と「数字」の組み合わせで作成可能です。
この機能を活用すれば、Excelの作業がよりスピードアップすることでしょう。

オリジナルショートカットキーの作成方法

Excelを立ち上げたら、「ファイル」から「オプション」を選択して、左側のメニュー欄から「クイックアクセスツール バー」をクリックしてカスタマイズ画面を開いてください。
もしくは、クイックアクセスツールバーから「その他のコマンド」を選択することでも、カスタマイズ画面が開きます。
カスタマイズ画面を開いたら、左枠側の一覧からショートカットキーへ登録したい機能を選び、右枠側へ追加します。
最後に、画面下側の「OK」を選択して画面を閉じてください。

登録作業が完了すると、Excel画面上部のクイックアクセスツールバーにアイコンが追加されます。
Altキーを押すとアイコン部分に数字が表示されますので、確認してみてください。
アイコンに表示された数字が5の場合は、「Altキー」+5がオリジナルショートカットキーとなります。

オリジナルショートカットキーを削除する方法

オリジナルショートカットキーは、削除することも可能です。
作成時と同様の手順で設定画面を開いたら、左枠側から削除したいメニューを選択してください。
「削除」をクリックしたら「OK」を選択して画面を閉じることで、クイックアクセスツールバーからアイコンが消えます。

aileadを活用して営業活動の業務を効率化しよう

今回は、営業担当者がぜひとも覚えておきたいExcelのショートカットキーなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。

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Daisuke Hashimoto

Customer Success & Marketing

複数のサブスクリプション、SaaSビジネスの立ち上げやグロースの支援を行なっております。特に、リードジェン(SEM、イベント周り)、CSの立ち上げ・立て直しが専門領域です。

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