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営業会議の効率的な進め方や議題、開催頻度について紹介

忙しい営業パーソンにとって、効率が悪い営業会議は大敵といえます。
参加するメリットより、業務に使える時間を圧迫するというデメリットのほうが大きいからです。
営業部門の生産性を損ねる要因にもなるので、早急に改善しなければなりません。
そこで今回は、営業会議の効率的な進め方や議題、適切な開催頻度について紹介します。

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営業会議の効率的な進め方

集まって話し合うだけの営業会議を慣習的に開いている企業は多いです。
開催する価値を高めたいなら、進め方を十分に見直す必要があります。
以下に効率的なフローを挙げるので、ステップごとのポイントを押さえておきましょう。

【進め方1】議題を事前に通知

営業会議は話し合うべき内容があるから開くものです。
開催してから営業会議の議題を考えるのは本末転倒であり、冒頭でいきなり余計な時間を取られることになります。
また、急に決まった議題に関して、優れた意見を述べられる参加者は多くありません。
これらを避けるため、事前に議題を設定して共有しておくことが重要です。
数日前に通知しておけば、自分の意見を考えるだけの余裕を持たせられます。
議論をスムーズに開始するために欠かせない準備です。

【進め方2】冒頭でアイスブレイク

営業会議を効率よく進めるには、参加者の積極的な発言が欠かせません。
しかし、最初のうちは緊張してしまい、なかなか意見を述べられない人も多いです。
そのため、いきなり議題について話し合うのではなく、発言しやすい雰囲気づくりから始めます。
緊張感をほぐすために、「営業で体験したユニークな出来事」のような雑談を取り入れると良いでしょう。
このアイスブレイクは特に若手が多い場合に有効で、司会者や役職者が「今日は遠慮せずに率直な意見を聞かせてください」などと声をかけておくことも大切です。

【進め方3】ゴールや役割の紹介

話しやすい雰囲気になったら、アジェンダを紹介して開催の趣旨を確認します。
事前に通知した議題を挙げたうえで、方針の決定や情報の共有などの営業会議のゴールを周知しなければなりません。
そうすると参加者が同じ目的意識を持てるので、最後まで脱線せずに議論を進めやすくなります。
また、司会者だけでなく、タイムキーパーや議事録係などがいるなら、この段階で紹介しておくと良いでしょう。
全員が一丸となって営業会議を進めていくという連帯感を演出できます。

【進め方4】アジェンダどおりに進行

ここからはアジェンダに沿って進行していきます。
項目ごとに時間を設定し、次の項目へ進む前に合意を取るスタイルが基本です。
とはいえ、時間内に収まらないほど、議論が盛り上がることもあります。
残っている項目との間で調整できるなら、ある程度は設定より長くなっても構いません。
時間が8割ほど経過した時点で、司会者がうまく議論を誘導して次の項目につなげることが大事です。
収拾がつきそうになければ、いったん終了させて次回の営業会議に持ち越すことも検討しましょう。
なお、配布の資料を減らし、プロジェクター主体で進める方式にすれば、その操作によって司会者が会議を進めやすくなります。

【進め方5】次回に向けたクロージング

アジェンダの最後に到達したらクロージングをすみやかに行います。
営業会議を振り返って、決定した内容や持ち越す事柄などを確認しなければなりません。
質疑応答の時間を設けるのが一般的ですが、それが長引くと営業会議の効率は一気にダウンします。
うまく切り上げるのが難しければ、その場ですべてを解決しようとせず、メールなどで後から回答すると良いでしょう。
また、次の開催時期を案内し、それまでに準備すべきことがあるなら、誰が何を担当するのか明確にしておきます。
それが次回の営業会議の効率化につながるためです。

営業会議の議題例

営業会議で扱う議題は多岐にわたります。
以下に挙げる3点のカテゴリは、議論を進めやすいだけでなく、成果として生産性の向上を見込めるものです。

1.チームの戦略検討

一般的な営業部門では、個人だけでなく、チーム単位の目標も掲げています。
その達成に向けて方針を話し合い、具体的な戦略を練る場として営業会議はうってつけです。
戦略をメンバーごとの活動計画に落とし込む必要もあり、各自の主張によって活発な議論が展開されることを期待できます。
自分以外の業務に対する理解を深め、チームの一体感を養えることもポイントです。

2.課題やアイデアの相談

営業活動を阻害する課題が存在する場合、営業会議を開いて対策を話し合うことが多いです。
1人では分からなくても、複数の観点から検証することで解決の糸口を見いだせるケースがよくあります。
新規顧客の開拓やリード獲得に関する方法など、新しいアイデアを考えるときも同様です。
いくつかの意見が融合することで、従来とは異なるアプローチが生まれることは珍しくありません。
そのため、営業会議のブレインストーミングはとても効果的です。

3.ノウハウの共有

営業会議に参加すれば、他人の知識を吸収する機会が多くあります。
そのため、情報共有をテーマとして開かれることも多いです。
たとえば、セミナーに参加した営業パーソンが、そこで得たノウハウを伝えるために実施するケースもあります。
また、全体の実力を底上げするため、各自のスキルや成功事例などを紹介し合う営業会議も増えました。
いずれの場合も、意見を交換することで、紹介した側も今後に役立つ知見を得られます。

営業会議の開催頻度

営業会議の開催頻度が高すぎると、その分だけ営業活動に使える時間が減ってしまいます。
生産性を落とさないためには、1週間に1回程度のペースに留めるのが無難です。
営業パーソンのみならず会社員は、休み明けからの1週間を単位として、業務をスケジューリングすることが多いです。
週ごとの開催なら、そのサイクルに組み込みやすいですし、多すぎないのでマンネリ化も防げます。
たとえば、1週間の方針を確認するために月曜日に行うケースや1週間の成果をまとめるために金曜日に実施するケースが見受けられます。
緊急案件の発生時は別として、定例会議としてはそれぐらいのスパンで開催すると良いでしょう。

ただし、上記はあくまでも一般的な話であり、企業や営業部門によって事情は異なります。
参加者の都合などにより、1回あたりの時間が短いなら、回数を増やしてカバーすることも珍しくありません。
週に2時間の議論が必要と見積もったときに、30分しか行えないときは2回に分けるといった具合です。
また、営業支援ツールのコミュニケーション機能を活用し、その代わりに営業会議を減らす企業も増えています。

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今回は、営業会議の効率的な進め方や議題、適切な開催頻度などについて紹介しました。
オンライン商談は、移動の時間が必要なく数をこなしやすい反面、その分十分に振り返りを行えている企業が少ないです。
商談数を増やすだけでなく、その後の受注率を向上させるためには、録画データをURLで共有してフィードバックをもらったり、会話の自動分析機能を確認するなどして、PDCAサイクルを回すことが重要です。
ぜひ、aileadを活用してオンライン商談の成果を最大化させましょう。

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Daisuke Hashimoto

Customer Success & Marketing

複数のサブスクリプション、SaaSビジネスの立ち上げやグロースの支援を行なっております。特に、リードジェン(SEM、イベント周り)、CSの立ち上げ・立て直しが専門領域です。

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