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2023-05-14
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会場へ移動する時間とコストを削減することができるWeb会議。
文字起こし機能を利用すると、議事録の作成にかかる負担を減らすことも可能です。
Microsoft Teams（以下ではTeamsとします）にはこの機能だけではなく、文字起こしのデータをダウンロードする機能が付いています。
今回は、teamsの文字起こし機能で議事録を作成する方法について紹介します。
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マイクロソフトが開発・提供するTeamsを使用すると、web会議が簡単に行えます。
1時間までの会議なら無料で利用できるのもTeamsの良いところですが、利用するにはマイクロソフトのアカウントが必要です。
なお、このアカウントは会議の主催者だけではなく、参加する人も持っていなければならない点に注意してください。
アカウントを持っていない人はTeamsまたはマイクロソフトのWebサイトにアクセスし取得する必要がありますが、アカウントの取得・維持に料金はかかりません。
TeamsはWindows製品だけではなく、Mac・Android・Linux製品にも対応しているため、すべての端末デバイスで使用できます。
また、デスクトップ版やスマホアプリ版の他に、ブラウザ版も提供されているため、パソコンやタブレットなどにインストールせず使用することも可能です。
その他にも、日本語にも対応する文字起こし機能がついている点でTeamsは優れていますが、次の段落では、Teamsのこの便利な機能について説明します。
Teamsの自動文字起こしは「トランスクリプション」と呼ばれていますが、これはさまざまな場面で役に立つ機能です。
例えば、これを使用すると音声が聞き取りにくい環境にある人や聴覚に支障のある人でも発言内容が理解できるようになります。
また、この機能は外国語にも対応しているため、リスニングが苦手な人は「字幕」を読み、発言内容を確認することができます。
さらに、会議終了後、文字起こしのデータをダウンロードすれば、議事録の作成が捗るといったメリットも見過ごせません。
文字起こし機能はZoomやGoogle Meetにも搭載されていますが、Google Meetは日本語の文字起こしには対応していません（2022年11月1日現在）。
これに対し、TeamsとZoomなら日本語での文字起こしも可能ですが、TeamsはZoomよりも多い34カ国語に対応している点で優れています※1。
Teamsで文字起こし機能を使用するには下記の条件を満たす必要があります。
1) Teamsのデスクトップ版を使用すること
つまり、スマホアプリ版やブラウザ版では文字起こし機能は使用できません。
2) Office 365（新しい名称はMicrosoft 365）の以下のライセンスを持っていること
Office 365 E1、Office 365 A1、Office 365/Microsoft 365 A3、Office 365/Microsoft 365 A5、Microsoft 365 E3、Microsoft 365 E5、Microsoft 365 F1、Office 365/Microsoft 365 F3
Microsoft 365 Business Basic、Microsoft 365 Business Standard、Microsoft 365 Business Premium SKU。
Teams自体は無料で利用することができますが、文字起こし機能を使用するには上掲のOffice 365またはMicrosoft 365のライセンス、つまり、サブスクリプションの購入が必要です。
なお、使用中のパソコンにその他のOffice製品がインストールされている場合であっても、上掲のライセンスが取得されているとは限りません。
特に、パソコンと同時に購入するOffice製品には上掲のライセンスが付いていないか、付いていても利用期間が制限されている場合が多いことに注意してください。
Teamsに特化したMicrosoft Teams Essentialsというプラン（サブスクリプション）も販売されていますが、このプランでは文字起こし機能を利用できない点にも注意してください。
なお、上掲のライセンスを持っている場合でも、Teams 会議ポリシーで 「トランスクリプトの作成を許可する」のオプションがオンになっていないときは、文字が表示されません。
Teamsの初期設定で文字起こし機能（トランスクリプション）はオフにされていますが、以下の2つのステップで簡単にオンに切り替えることができます。
なお、オン・オフの切り替えができるのは会議主催者、Teams管理者や同管理者からアクセス許可をもらっている人のみです。
1) Teamsのフレーム上部の右端にある「･･･」をクリックしてください。
2) 表示された機能の中の下の方にある「トランスクリプションを開始する」をクリックしてください。
これで会議に参加している人の発言が「字幕」のように表示されます。
トランスクリプション（文字起こし）が開始されると、Teamsの上部に「レコーディングとトランスクリプションが開始されました」と表示され、すべての参加者にこの機能がオンになっていることが知らされます。
なお、トランスクリプションの機能自体はオンにしたままで、文字が表示されないようにすることも可能です。
このようにするには上掲の1の手順の後、「トランスクリプションを非表示にする」をクリックしてください。
トランスクリプション機能をオフにするには、上掲の1の手順を行った後、「トランスクリプションの停止」 または「記録の停止」をクリックしてください。
なお、会議に参加している人が全員退出したら、文字起こし機能は自動的にオフになります。
デフォルトの言語は英語になっていますが、以下の方法で日本語に変更することが可能です。
1) Teamsの画面の右側に文字起こしウィンドウが表示されています。その右上にある「･･･」をクリックしてください。
2) 「音声の言語を変更する」をクリックし、「日本語」を選択してください。
参照
※1 マイクロソフトTeams 会議でのライブ トランスクリプションの表示
Web会議の終了後、文字起こしのデータは「トランスクリプト」としてダウンロードできます。
なお、ファイル形式はMicrosoft Wordに対応したdocxとメモ帳に対応したvttです。
これらのアプリケーションで開くと発言内容を確認することができるため、文字起こしのデータは正確な議事録作成に役立ちます。
また、コピーや貼り付けも簡単にできるため、議事録の作成にかかる負担を減らすことが可能です。
データをダウンロードする手順は下記の通りです。
1) Teamsの左端にある 「カレンダー」を選択してください
2) 会議イベントを開き、トランスクリプトを選択してください。
3) 「ダウンロード」をクリックした後、docxまたはvttのどちらかのファイル形式を選択すると、ダウンロードできるようになります。
なお、トランスクリプトは会議主催者のExchange Onlineアカウントに保存されますが、主催者は以下の手順で削除することが可能です。
催者は以下の手順で削除することが可能です。
1) 会議を開き「レコーディングとトランスクリプト」に移動してください。
2) 「削除」ボタンをクリックしてください。
このように会議主催者はトランスクリプトをダウンロードしたり削除が行えます。
Teams管理者に同じ権限が与えられていますが、会議の内容が記された重要なデータであるため、一般の参加者には与えられていません。
（参照）マイクロソフトTeams 会議でのライブ トランスクリプションの表示
Teamsでは文字起こし機能を「トランスクリプション」、録画と文字起こしを同時に行うものを「レコーディング」と呼んでいます。
つまり、後で確認ができる状態にしておきたい場合はレコーディング機能を有効にすれば良いというわけです。
文字起こしだけではなく、録画もしっかりとできているので、オンライン会議に事情で遅れたメンバーも後でいなかった間の会議の内容をきちんと確認できます。
ただ、トランスクリプションに関してはデフォルトで無効になっているため、有効にするには管理者があらかじめ会議ポリシーの設定を変更しておきましょう。
設定の変更は管理センターから「会議」「会議ポリシー」「グローバルポリシー（組織全体の規定値）」「レコーディングとトランスクリプト」の順に開いて、設定をONにして保存します。
設定の変更が反映されるまでは時間がかかる場合があるので、会議がはじまる前に変更しておくほうが無難です。
文字起こしはオンライン会議の開始後、上部にある三点リーダーをクリックして「トランスクリプトの開始」をします。
次に、右上の三点リーダーをクリックし、「音声言語を変更しますか？」「日本語」「確認」の順にクリックして完了です。
Teamsの会議を一番効率的に文字起こし・議事録作成を行う方法は、「ailead」を活用することです。
「ailead」は、Teamsと連携するだけで、会議を話者分離した上で自動的に文字起こしを行うため、その後の議事録作成を大幅に効率化できます。
自動的にbotを参加させる設定にしておけば、毎回設定することなく、自動的に文字起こしを行います。
特定の会議のみを文字起こししたい場合は、指定の会議のみにbotを招待する設定にもできるため、用途に合わせて活用できます。
Teamsの機能を活用して、わざわざ毎回データをダウンロードする必要なく、自動で文字起こしを行うため、議事録の作成が非常に簡易化されますので、ぜひTeams対応の自動文字起こしツール「ailead」を活用してみてください。
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今回は、Teamsの文字起こし機能で議事録を作成する方法などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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