Teams文字起こしの使い方 | Copilot議事録との違いと設定手順

目次

Teamsの文字起こし（トランスクリプション）は、会議中の発言を話者付きでテキスト化し、.docxや.vttでダウンロードできる機能です。Microsoft 365 Business Basic以上のライセンスがあれば追加費用なしで利用できます。

この記事では、管理者・ユーザーそれぞれの設定手順、Copilot議事録との機能差、自分だけで文字起こしする方法、トランスクリプトの保存場所とダウンロード権限、AI議事録サービスとの連携パターンまで、実務で必要な操作手順を網羅しています。

---

#Teams文字起こし機能の仕様と対応ライセンス

2026年現在、MicrosoftはTeamsの文字起こし機能とMicrosoft 365 Copilotを段階的に統合しています。まず、標準トランスクリプション機能の仕様を整理します。

• 対応言語: 日本語含む34カ国語（デフォルトは英語。日本語に手動切り替えが必要）
• 出力形式: .docx（Word形式）と.vtt（タイムスタンプ付きテキスト）の2種類
• 話者識別: 会議参加者のアカウント名に基づいて発言者を自動分離
• 保存場所: Teamsカレンダーの該当会議イベント内「トランスクリプト」タブ
• 利用制限: デスクトップ版Teams専用（モバイルアプリ・ブラウザ版では利用不可）

#必要なライセンス

以下のいずれかのライセンスが必要です。無料版やTeams Essentialsでは利用できません。

• Office 365: E1、A1、A3、A5
• Microsoft 365: E3、E5、F1、F3、Business Basic、Business Standard、Business Premium

---

#Copilot議事録と標準トランスクリプトの違い

Teams Copilot（Microsoft 365 Copilot）にはIntelligent Recap機能が含まれており、会議後にAIが自動で要約・アクションアイテム抽出を行います。標準のトランスクリプションとは役割が異なるため、それぞれの得意領域を把握した上で使い分けることが重要です。

#Copilot議事録の主な機能

• Intelligent Recap: 会議録の自動章立て、要約、アクションアイテム抽出。会議後にカレンダー詳細から確認可能
• 会議中のAI質問: 「誰がXと言いましたか？」「決まったことは？」と自然言語で質問できる
• 遅刻時のキャッチアップ: 途中参加でも「これまでの内容を要約して」と指示するだけで内容を把握可能

#どちらを使うべきか

日常の社内ミーティングにはCopilot議事録が手軽です。公式記録として全文を残す必要がある会議や、SFA・外部ツールにデータを連携したい場面では標準トランスクリプション、またはAI議事録サービス（比較記事はこちら）との組み合わせが適しています。

---

#設定手順：管理者とユーザーの操作

#管理者の事前設定

文字起こし機能はデフォルトで無効になっています。管理者が以下の手順でポリシーを有効化してください。

1. Teams管理センター（admin.teams.microsoft.com）にサインイン
2. 「会議」→「会議ポリシー」→「グローバル（組織全体の既定）」を開く
3. 「レコーディングとトランスクリプト」セクションで「トランスクリプトの作成を許可する」をオンに変更
4. 保存を実行（設定が全ユーザーに反映されるまで最大24時間）

#会議中の操作手順

1. デスクトップ版Teamsで会議を開始する
2. 画面右上の「…」（その他）をクリック
3. 「トランスクリプションを開始する」を選択
4. 参加者全員の画面に「レコーディングとトランスクリプションが開始されました」と表示される

#日本語への言語切り替え

デフォルトの言語は英語です。日本語で文字起こしするには以下の操作が必要です。

1. 文字起こしウィンドウ右上の「…」をクリック
2. 「音声の言語を変更する」を選択
3. 一覧から「日本語」を選択して確認

管理者が言語設定を制限している場合は変更できないことがあります。その場合はTeams管理センターの「会議ポリシー」→「文字起こし言語を制限する」設定の確認を管理者に依頼してください。

---

#自分だけで文字起こしする方法と権限設定

「自分だけで文字起こしを取りたい」「参加者に通知せずに記録したい」というニーズは多いですが、Teams標準のトランスクリプションは開始すると参加者全員に通知が表示されます。これはMicrosoftの仕様で変更できません。

#Teams一人会議を活用する

音声メモや一人ブレストの記録として、自分だけの会議でトランスクリプションを利用する方法があります。

1. Teamsの「会議」→「今すぐ会議」をクリック
2. 「自分だけで開始」を選択
3. トランスクリプションを開始
4. 会議終了後、カレンダーの会議イベントからダウンロード

#外部ツールを併用する

通常の会議で自分だけ記録を取りたい場合は、aileadのような外部ツールを併用する方法が現実的です。外部ツールはBot参加型が多く、Bot参加時の通知形態はTeams標準の「トランスクリプション開始」通知とは異なります。

#管理者によるユーザー単位の制御

管理者はTeams管理センターでユーザーグループごとにトランスクリプション機能のオン/オフを制御できます。特定の部署だけに文字起こしを許可する運用も可能です。

---

#トランスクリプトのダウンロード・保存・共有

#保存場所

トランスクリプトは以下の場所に保存されます。

• 通常の会議: Teamsカレンダーの該当会議イベント →「トランスクリプト」タブ
• チャンネル会議: チャンネルの「投稿」タブ内の会議カード
• SharePoint/OneDrive: 管理者ポリシーの設定によってはSharePointやOneDriveの「Recordings」フォルダにも保存

管理者ポリシーによりトランスクリプトの保存期間が制限されている場合があります。重要な会議のデータは早めにダウンロードしておくことを推奨します。

#ダウンロード権限

参加者がトランスクリプトを取得したい場合は、主催者に.docxファイルの共有を依頼してください。メールやTeamsチャットでの送付が最も確実です。

#ダウンロード手順

1. Teamsの「カレンダー」から対象の会議イベントを開く
2. 「トランスクリプト」タブを選択
3. 「ダウンロード」から.docxまたは.vttを選択

.docx形式はWordで編集・コピーしやすく、議事録フォーマット・テンプレートに合わせた整形に向いています。.vtt形式はタイムスタンプ付きで、動画字幕としても利用可能です。

---

#Teams × AI議事録サービス連携で精度を上げる方法

Teams文字起こし機能単体では「発言をテキスト化する」ことが目的です。議事録の完成やSFAへの自動保存まで求める場合は、追加の仕組みが必要になります。

#Copilot議事録を使う

Microsoft 365 Copilotライセンスがあれば、会議後にAI要約・アクションアイテム・章立てが自動生成されます。Teams内で完結するのが利点ですが、SFAへの自動保存やTeams外でのデータ活用には対応していません。

#トランスクリプトをChatGPT等でAI要約する

.docxダウンロードした文字起こしをChatGPTで議事録を自動作成する方法のように、AIチャットにペーストして議事録を作成する方法です。追加コストは低いですが、毎回の手作業が発生します。

#対話データAIプラットフォームと連携する

aileadのような対話データAIプラットフォームを併用すると、会議にBotが自動参加し、約94%の精度で文字起こし・話者分離を実行した上で、Salesforce（カスタムオブジェクト対応）等のSFAに商談サマリーを自動保存できます。毎回のダウンロードやコピペ作業が不要になり、SFA入力工数を90%削減した導入企業もあります。

Teams以外のWeb会議ツールを使っている場合は、Zoom議事録の自動作成やGoogle Meetの議事録自動作成方法も参考にしてください。

---

#セキュリティとガバナンスの注意点

エンタープライズ環境でTeams文字起こしを導入する際は、情報ガバナンスの観点で以下を確認してください。

#データ保存と保持ポリシー

• 保存場所の制御: トランスクリプトの保存先（SharePoint/OneDrive）は管理者ポリシーで制御可能
• 保持期間: Microsoft 365 コンプライアンスセンターでトランスクリプトの保持期間や自動削除ルールを設定できる
• テナント外共有: ゲストユーザーが参加する会議では、トランスクリプトの外部共有を制限するポリシー設定を推奨

#監査とコンプライアンス

Teams管理センターの監査ログから、トランスクリプションの開始・停止・ダウンロードの操作履歴を確認できます。金融や医療など規制業種では、録音・文字起こしの同意取得フローを社内規定に組み込む必要があります。

外部ツールとの併用を検討する場合は、そのツールのデータ保存先やセキュリティ認証も確認してください。aileadはISO/IEC 27001:2022を取得済みで、データは日本国内データセンターに保存されます。

Teams以外のWeb会議ツールのセキュリティ比較は、Web会議のAI文字起こし活用法で解説しています。

---

#トラブルシューティング

#「トランスクリプションを開始する」がグレーアウトしている

管理者がポリシーを有効化していない可能性があります。Teams管理センターで「会議ポリシー」→「トランスクリプトの作成を許可する」がオンになっているか確認してください。設定変更後の反映に最大24時間かかります。

#トランスクリプトのテキストがコピーできない

Teamsアプリ内ではテキストのコピーに制限がある場合があります。

• .docx形式でダウンロードし、WordやGoogle ドキュメントで開いてコピーする
• 組織のポリシーでダウンロード自体が制限されている場合は管理者に確認する

#会議後にトランスクリプトが見つからない

以下の場所を確認してください。

• Teamsカレンダーの該当会議イベント →「トランスクリプト」タブ
• チャンネル会議の場合はチャンネルの「投稿」タブ内の会議カード
• OneDriveの「Recordings」フォルダ（SharePoint保存設定の場合は異なる）

管理者ポリシーにより保存期間が制限されている場合もあるため、重要な会議のデータは早めにダウンロードすることを推奨します。

#文字起こし精度を上げるには

• マイク環境: ノイズキャンセリング付きの外付けマイクを使用する。会議室では指向性マイクが効果的
• 同時発話の回避: 複数人が同時に話すと認識精度が低下する。ファシリテーターが発言権を管理するルールを推奨
• 言語設定の確認: デフォルトが英語のまま日本語で会議すると精度が大幅に下がる。会議開始時に日本語への切り替えを徹底する
• 静かな環境: 背景雑音（空調音・キーボード音）も誤認識の原因になる。ヘッドセット着用やミュートの活用で対処可能

---

#まとめ：目的別の使い分け

Teams文字起こしはライセンスさえ整っていれば追加費用なしで始められます。まずは社内会議で試してみてください。SFAへの自動連携や商談データの一元管理が必要になった場合は、aileadのような対話データAIプラットフォームの導入も選択肢に入ります。導入企業500社超の営業活動の自動化事例はこちらで紹介しています。

Teams Copilot議事録の使い方や英語会議の文字起こしと翻訳ガイド、Zoom文字起こし方法の比較もあわせてご覧ください。

---

#関連記事

• Teams Copilot議事録の使い方
• AI議事録サービス比較2026
• ChatGPTで議事録を自動作成する方法
• Web会議のAI文字起こし活用法
• Zoom議事録の自動作成
• Zoom文字起こし方法の比較
• Google Meetの議事録自動作成方法
• 議事録フォーマット・テンプレート
• 英語会議の文字起こしと翻訳ガイド