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2023-08-27
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コロナ感染拡大に伴い、リモートワークが一気に浸透し、その中でzoomを活用した会議や商談はもはや当たり前になりました。
出社回帰があり、リモートワークが減少した現在もzoomなどのリモート会議の利便性が高いため一定数zoomを活用した打ち合わせが行われています。
今回は、zoomの打ち合わせの議事録を自動作成する方法と活用したいツールについて紹介します。
Zoomミーティングの基本的な機能について紹介します。
全画面や指定のブラウザ・タブなどを共有する機能です。
画面や資料をZoomに投影して説明を行いたい際に活用できます。
事前に資料を送付せずともその場で共有でき、セキュリティ面でも安心です。
Zoom会議のホストが許可することで、ゲストも画面や資料の共有を行えます。
Zoomにはホワイトボードを共有しながら活用できる機能があります。
図や説明を記載しながら説明をしたい際に使われます。
マウスでの操作の他、テキストやスタンプなども使用できます。
Zoom会議中にテキストを投稿できます。
参加者が多い際に質問を記入したり、リアクションをテキストで入力することが可能です。
Zoom会議を録画・録音している場合は、このチャットの履歴も保存されます。
Zoom画面下部の「レコーディング」のボタンを押すことで、会議を録画・録音します。
録音・録画したデータは、無料版であればローカルに、有料版ではローカルもしくはクラウドに保存できます。
Zoom会議中に画面下部の「リアクション」のボタンを押すことで、ニッコリマークやグッドなどのリアクションを行えます。
大勢が参加している会議でリアクションをしたい場合などに活用でき、ゲストにもより主体的に会議に参加してもらえます。
Zoomのミーティングで議事録を作成する3つの方法について紹介します。
1つ目は、ZoomミーティングをZoomのデフォルトの機能でレコーディングしておき、その後、録画を確認しながら議事録を作成する方法です。
録画と録音を元に議事録を作成できます。
2つ目は、Zoom会議中に重要な部分をメモしておき、会議終了後に議事録に整える方法です。
会議全体の中で重要な部分や次回までの宿題などがメモできていれば、大枠は出来上がっているため、議事録作成の工数を軽減できます。
一番おすすめの方法が、Zoom対応の議事録作成サービスを活用することです。
『ailead』のような議事録作成サービスを活用することによって、自動で文字起こしを行い、その文字起こしの文章を抽出して議事録に整えます。
自分で録音や録画データを確認する必要もなく、議事録作成の工数を大幅に軽減できます。
Zoomミーティングで議事録作成サービスを活用するメリットについて紹介します。
上述の通り、議事録作成業務を大幅に軽減できることが最大のメリットです。
会議や商談のデータを自動で発言者別に文字起こしを行うため、議事録作成を行う上で、誰が何と発言してどういう結論になったのかをまとめやすいです。
議事録自動作成サービスであれば、過去の発言内容を検索することが可能です。
過去の内容を検索することでいつでも過去の会話内容や結論を遡って確認できます。
議事録であればファイルが分かれていていつ話したかかを探すのは大変ですが、
最近では、録画・文字起こしデータを議事録代わりに共有する企業が増えています。
録画データは倍速で確認できるため、議事録を確認するよりも情報量が多く、ある程度時間も手短に会議の内容を確認できます。
Zoomミーティングの議事録作成サービスを選定する際の方法・ポイントを紹介します。
Zoomのミーティング後に議事録作成を簡易化する上で、会議の文字起こしデータの精度は非常に重要です。
ツールによっては、文脈に合わせて句読点を挿入したり、あー、えーという言葉を省く機能を有するツールもあります。
議事録作成サービスを利用する上で注意したいのがツールのセキュリティ対策です。
ログインの制限や閲覧範囲の制限の他、その企業のセキュリティ対策への取り組みなどを確認しましょう。
サービスを導入する上で優先すべきは業務の効率化への寄与度ですが、利用コストも事前に確認しましょう。
同じような機能を有するサービスでも利用コストが異なることもありますので、想定利用人数での利用コストを確認することが重要です。
Zoomミーティングと相性の良い議事録作成サービスは、『ailead』です。
Zoomと自動連携するもしくは都度botをZoomに招待することで会議・商談を録画・文字起こしでき、議事録作成業務を大幅に効率化できます。
aileadは、zoomやGoogle meet、Microsoft Teamsと連携したWeb会議を録画、文字起こしすることで、営業活動の成果を最大化、効率化するサービスです。
大手IT製品レビューサイトでは、プロダクトの機能の豊富さや使いやすさ、サポートの充実度などで評価いただき、セールスイネーブルメントのカテゴリにおいて顧客満足度No.1を獲得しています。
「ailead」の資料ダウンロードページはこちらをクリックください
aileadは、各種Web会議ツールと連携することで、会議・商談を自動で録画しつつSFA（営業支援ツール）に自動で保存可能です。
また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、zoomの打ち合わせの議事録を自動作成する方法と活用したいツールなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化され、ailead内で録画を管理できます。
ぜひ、aileadを活用してzoomの打ち合わせや商談の議事録を自動作成し、営業活動の成果を最大化してください。
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