商談の議事録の書き方のコツと記載する際のフォーマットを紹介

商談議事録は、決定事項の記録や認識のすり合わせ、社内への情報共有に欠かせないビジネス文書です。 しかし、「何をどう書けばよいかわからない」「毎回作成に時間がかかりすぎる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 この記事では、商談議事録の書き方のコツを6つのポイントで解説し、すぐに使えるフォーマット例（対面・オンライン対応）も紹介します。 さらに、AI文字起こしツールを活用した議事録作成の効率化方法もあわせて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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#商談における議事録の役割

商談議事録の役割は2つあります。発言内容と発言者の紐づけを明確にして議論の方向性を記録すること、そして商談に不在だった上司やクライアントに決定事項と経緯を簡潔に共有することです。

一般的に新入社員や若手社員が任されることが多い商談の議事録作成ですが、そもそもどのような役割が議事録には求められているのでしょうか。

まず一つ目は話し合い全体の方向性や、発言内容とその発言者の紐づけを明確にすることです。 複数の参加者が入れ替わり立ち替わり発言する商談では、一定のフォーマットで内容をまとめないと議論の方向性が曖昧になりがちです。 さらに、それぞれの意見や見解が誰に帰属するのかをはっきりさせておくことで、事後的な認識のずれなどを防ぐことにもつながります。

二つ目は、商談に不在だった人でも、その内容や結果を簡潔に把握できるという情報共有の役割です。 特に上司やクライアントが議事録を読んだ際、何を主題に話し合ったのかや決定事項は何なのか、決定に至る過程でどんな話し合いがなされたのかといった内容がスムーズに理解できるようまとまっている必要があります。

#商談議事録に記載すべき必須項目

商談議事録には最低限、日時・場所、参加者、議題、決定事項、次回アクションの5項目を記載します。これに保留・検討事項を加えると、次回の商談準備がスムーズになります。

商談議事録に盛り込むべき基本項目は以下の通りです。

• 日時・場所: 商談が行われた日付、開始時刻、終了時刻、場所（オンラインの場合は使用ツール）
• 参加者: 自社・先方それぞれの出席者名、所属部署、役職を記載する。議事録作成者の名前も明記する
• 議題: 商談のテーマやアジェンダを記載する。事前に共有されていた資料があればその旨も記す
• 決定事項: 商談で合意に至った内容を箇条書きで記載する。曖昧な表現を避け、具体的な数字や条件を含める
• 次回アクション: 誰が、何を、いつまでに実施するかを明記する。担当者と期限を必ずセットで記載する
• 保留・検討事項: 結論が出なかった事項や持ち帰りの課題を記載する。次回商談で議論する予定であることも明記する

これらの項目を漏れなく記載することで、商談の経緯と結論を正確に記録でき、関係者全員が同じ認識を持つことができます。

#質の高い議事録を書くための6つのコツ

質の高い議事録を作成するポイントは、統一フォーマットの使用、事前の議題把握、5W1Hを意識したメモ、24時間以内の提出、ICレコーダーやAIツールの補助活用、保留事項の併記の6つです。事前準備から議事録作成は始まっています。

上司やクライアントも納得する質の高い議事録を作成するには、いくつかの押さえておくべきポイントがあります。

#1.統一したフォーマットで作成する

統一的なフォーマットで書かれた議事録は、後から比較検討する際にも非常に有用です。 さらに、同じ型で作成を繰り返せばやがて要領を得るようになり、作業時間の短縮にもつながるはずです。 もし会社が予め用意した議事録フォーマットがない場合は、議事録フォーマットのテンプレート例を参照しながら継続使用する雛型を準備しておく必要があります。 複数の議事録を比較する際にも見やすいフォーマットで作成するためには、単に記載項目を揃えるだけでなく、文章のトーンや余白に関しても統一する方がいいでしょう。

#2.議題内容の把握とその他関連知識の準備

議事録作成に限らず必要な要素ですが、商談のテーマが何について話し合われることになるのか事前にしっかり把握しておくべきです。 さらに、自前の知識や情報が不十分な場合は、議題に関連する知識や専門用語、クライアントの詳細情報などもよく頭に入れておきましょう。 商談中は何よりメモを取ることに集中力を研ぎ澄ませる必要があります。 発言者の言葉の意味がわからなかったり、話題のバックグラウンドが浮かんでこなかったりすると、議事録作成作業の足を引っ張る事態にもなりかねません。 議事録の作成は商談と同時に始まるのではなく、その前段階から既にスタートしていると認識してください。

#3.5W1Hを意識してメモする

一貫して「誰が（who）」「いつ（when）」「どこで（where）」「何を（what）」「なぜ（why）」「どのように（how）」を念頭に簡潔にメモすることを心掛けましょう。 この意識付けができていれば、自ずと万人にとって読みやすく的を得た議事録の下地ができあがります。 5W1Hは、自らの勘違いを防ぐためにも、読み手に誤解を与えないためにも、非常に有効に機能するノウハウです。

#4.24時間以内に提出する

議事録の提出期限は24時間以内に定められているのが通例です。 決して十分時間があるとは言い難い条件下で完成度の高い議事録を書き上げるには、先述の通り専用フォーマットを準備すると共に、前段階から適切な情報収集に努めなければなりません。 また、人間の記憶は早ければ早いほど細部の情報が残っているのも事実です。 時間が許せば、商談直後から議事録作成に取り掛かるのが理想です。

#5.ICレコーダーの補助的利用

ICレコーダーを補助的に活用するのも選択肢の一つです。 「補助的」と明記したのは、仮に全面的にレコーダーを基に内容を書き起こそうとすると、逆に途方もない時間がかかってしまうからです。 発言者の話の内容がどうしても難解に感じられた場合や聞き逃した内容を補足したい場合、レコーダーの音声データが大いにサポートしてくれます。

#6.保留や検討事項の併記

画一的な議事録と差を付けたいなら、決定事項以外に保留事項や検討事項も記載しておくと非常に充実した議事録が完成します。 商談で話し合った内容が総じて解決すればよいですが、現実には保留のまま終わるか、部分的に懸念点が生まれるケースもあるでしょう。 そうした事情も適切に記録を残し、次回の商談への見通しを示すことにつながれば、議事録としての有用性はこの上なく際立ちます。

↓商談の議事録のポイントについて紹介した記事はこちら↓ 商談の議事録の書き方のポイントとフォーマットの作り方を紹介

#商談議事録のフォーマット例（テンプレート）

商談議事録の基本フォーマットには、作成日、商談名、日時、場所、参加者、議題、決定事項、議論事項、保留・検討事項、次回商談日の10項目を記載します。オンライン商談では使用ツールと録画URLも追加しましょう。

続いて、一般的な議事録フォーマットの例を紹介していきます。 会社ごとに事情を加味したフォーマットが準備してあるケースもあり、会社独自のものをそのまま利用しても構いません。 商談議事録の基本としては、作成日、商談名、商談日、場所、参加者、議題、決定事項、議論事項、保留・検討事項、次回の商談日などをフォーマットの記載項目に設けるのがいいでしょう。 では、実際の商談を想定してフォーマットを簡易的に埋めていきます。

作成日：20〇〇年10月〇日 商談名：限定コラボグッズ生産の打ち合わせ 商談日時：20〇〇年10月〇日11：00～12：30 場所：弊社内中会議室 参加者：〇〇株式会社 A部長、B次長 / 弊社 部長C、D、E（議事録作成者） 議題：コラボグッズの品目とデザインについて

決定事項 ・マフラータオルとTシャツの2種類を制作 ・マフラータオル、Tシャツ共に、黒系と暖色系カラーの2パターンを採用 ・Tシャツサイズは男女兼用で3種類

議論事項 ・ターゲットは8割以上が20～30代、男女比は4：6程度（弊社C） ・Tシャツのサイズは男女共通で十分ではないか（弊社D） ・品質にもこだわる層が一定数いる（B様） ・ある程度の質を伴わないと、コラボの価値が失われる（B様）

保留・検討事項 ・評価の高い混合繊維を採用したいが、予算内で収められるかどうか（弊社C） ・コラボを発表するタイミングと主要媒体の検討（A様）

次回の商談日：20〇〇年11月〇日11：00～12：30

以上が、対面商談の議事録の基本的なイメージです。必要に応じて項目を追加し、実際のビジネスに即した議事録作りを目指してください。

#オンライン商談の議事録テンプレート

オンラインでの商談では、使用ツールや録画URLなど、対面とは異なる項目が必要です。

作成日：20〇〇年10月〇日 商談名：新サービス導入検討の打ち合わせ 商談日時：20〇〇年10月〇日14:00～15:00 使用ツール：Zoom 参加者：〇〇株式会社 A部長、B課長 / 弊社 C（営業担当）、D（SE） 議題：新サービスの機能説明と導入スケジュール

決定事項 ・11月第2週にトライアル環境を提供 ・トライアル期間は2週間とし、評価シートを弊社から送付

議論事項 ・既存システムとの連携方法について（A部長） ・セキュリティ要件の確認が必要（B課長） ・導入後のサポート体制について（C）

保留・検討事項 ・情報システム部門との事前調整が必要（A部長） ・セキュリティチェックシートの提出（弊社C、10月15日まで）

次回の商談日：20〇〇年11月〇日14:00～（Zoom） 録画URL：（共有リンクを記載）

オンライン商談では、録画URLを議事録に添えておくと、参加できなかったメンバーが後から内容を確認でき、情報共有の精度が高まります。

#商談議事録の作成をAIツールで効率化する方法

オンライン商談であればAI文字起こしツールの活用で議事録作成の工数を大幅に削減できます。aileadは約94%の文字起こし精度で話者分離した議事録を自動生成し、SFA入力工数90%削減の実績があります。

ここまで手動で議事録を作成するコツを解説してきましたが、オンライン商談であればAI文字起こしツールを活用することで、議事録作成の工数を大幅に削減できます。

aileadは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetと連携し、オンライン商談を自動で録画・文字起こしするAI商談分析ツールです。約94%の文字起こし精度で話者分離した議事録を自動生成するため、手作業での書き起こしが不要になります。

aileadの主な特長は以下の通りです。

• 自動録画・文字起こし: Zoom、Teams、Google Meetの商談を自動で録画し、AIが約94%の精度で文字起こし
• 話者分離: 発言者ごとに自動で分類されるため、「誰が何を言ったか」が明確に記録される
• SFA自動連携: Salesforce連携（カスタムオブジェクト対応）により、議事録データをSFAに自動保存。導入企業の実績としてSFA入力工数90%削減を実現
• セキュリティ: ISO/IEC 27001:2022認証を取得し、日本国内データセンターでデータを管理

400社以上の企業に導入されており、ITreviewのセールスイネーブルメント部門では14期連続でLeaderを獲得しています。

商談中はメモを取ることに気を取られず商談に集中でき、商談終了後には文字起こしされた下書きを確認・修正するだけで議事録が完成します。営業が本来注力すべき顧客対応に時間を使えるようになるため、チーム全体の生産性向上につながります。

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#aileadを活用して議事録作成を大幅に効率化しよう

aileadのAI文字起こしツールを活用すれば、商談終了時に下書きが完成しているため確認と修正のみで議事録が完成します。400社以上の導入実績があり、営業が顧客対応に集中できる環境を構築できます。

今回は、商談の議事録の書き方のコツとフォーマット例、そして議事録作成を効率化するツールについて紹介しました。

質の高い議事録を作成するポイントをまとめると、以下の通りです。

• 統一したフォーマットで作成し、比較・蓄積を容易にする
• 事前に議題を把握し、関連知識を準備しておく
• 5W1Hを意識して簡潔にメモを取る
• 24時間以内に清書して送付する
• 決定事項だけでなく、保留・検討事項も併記する

営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告など多くの業務を行う必要があります。議事録作成に時間をかけすぎると、顧客対応に割ける時間が減ってしまいます。aileadのようなAI文字起こしツールを活用すれば、議事録作成の工数を大幅に削減し、営業が本来注力すべき活動に時間を使えるようになります。

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