受注後のお礼メールのポイントと文例フォーマットを紹介

顧客から商品やサービスを受注したときは、感謝の気持ちを込めてお礼メールを送るようにしましょう。 お礼メールは顧客との関係をより深いものにしてくれます。 逆に、何の連絡もしないと失礼な印象を与えてしまうのです。 そこで今回は、受注後に送るべきお礼メールのポイントや文例フォーマットなどについて紹介します。

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#受注後に送るお礼メールのポイント

受注お礼メールは当日中、遅くとも翌日までに送付するのが基本マナーです。件名で用件と差出人を明示し、本文には感謝、注文内容の確認、納品予定日、サポート体制、問い合わせ先の5項目を盛り込みましょう。

#1.できる限り早くお礼メールを送る

受注後のお礼メールはビジネスマナーの一つですので、できるだけ早く送るようにしましょう。 送るタイミングは受注した当日がベストで、遅くとも翌日にはメールを送ることをおすすめします。 まだ入金されていない状態でも、お礼メールを送ること自体には問題ありません。 ただし、急ぐあまり誤字脱字が多いメールを出してしまうと「ミスが多い人だ。製品を任せても大丈夫だろうか」と悪い印象を与えてしまいます。 書いた後に誤字脱字はないか、きちんと見直すようにしましょう。

#2.遅れる場合は、アシスタントや上長などから代理でお礼メールを送る

とはいえ、どうしても翌日までにお礼メールを送ることができない場合もあるでしょう。 そのような時は、代理で別の人にお礼メールを送ってもらうのも「あり」です。 ただし、代理の人からお礼メールを送れば、それでもう送らなくてもいいというわけではありません。 代理の人に必ず「後日、本人からもあらためてお礼にメールをさせていただきます」の一言を書いてもらうようにしましょう。 そして、落ち着いたときにあらためてお礼メールを出します。 これなら、お礼メールが遅れても「丁寧な人だ。これなら今後も任せて安心」と好印象を与えることができるでしょう。

#3.テンプレートを活用する

誤字脱字なく素早くお礼メールを送るためには、テレプレートを活用することをおすすめします。 しかし、お礼メールを送るたびに、同じテレプレートを使い続けるのは良くありません。 というのも、流れ作業でお礼メールを送っているように見えてしまい、感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまうからです。 相手の会社に合わせてテレプレートの文章を少し変えたり、季節の挨拶など一言を付け加えたりするとよいでしょう。 送るときになって慌てないように、アレンジしたお礼メールをあらかじめ用意しておくようにしましょう。

#受注後に送るお礼メールのフォーマット

受注お礼メールの件名は「ご注文のお礼｜株式会社〇〇 〇〇」のように用件と差出人を明記し、本文では注文商品の確認と納品予定日を伝え、サポート体制をアピールするのが基本フォーマットです。

#基本のお礼メールのテンプレート

件名「ご注文のお礼株式会社○○○○営業部■■」

株式会社○○○○ 営業部●●様

平素より大変お世話になっております。株式会社○○、営業部の■■です。 このたびは、弊社の製品「〇〇」をご注文いただき、誠にありがとうございます。 ご注文いただきました「○○」につきましては、〇月〇日までに納品できるよう現在手配を進めております。

納期など詳細につきましては、あらためてご連絡いたします。 ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください。 どうぞ今後ともよろしくお願いします。

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株式会社△△ 営業部 ▲▲ 住所 電話 携帯 e-mail 会社のURL

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お礼メールの件名は「ご注文のお礼株式会社○○営業部■■」など、中身を見なくても用件が分かるようにしておきましょう。 製品の納期が確定していなくても、「〇月〇日までに納品できるよう現在手配を進めております」と予定日を伝えることで相手に安心してもらうようにします。 そして、「納期など詳細につきましては、あらためてご連絡させていただきます」といった具合に納期日が確定次第、あらためてメールを送ることも書き添えましょう。 また、「ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください」といった一言を添え、製品を購入した後のサポート体制も万全であることもアピールするようにしましょう。 相手の製品に対する不安をなくし、しっかりとした会社であることをアピールできるため、次の受注にもつながりやすくなります。

#新規で取引が開始した会社に送るお礼メールのテレプレート

件名「新規取引のお礼株式会社○○○○営業部■■」

株式会社○○○○ 営業部●●様

平素より大変お世話になっております。株式会社○○、営業部の■■です。 このたびは、弊社の製品「〇〇」をご注文いただき、誠にありがとうございます。 貴社とのお取引を開始することができたこと、大変感謝しております。 今後も末永くご愛顧いただけますようお願い申し上げます。

ご注文いただきました「○○」につきましては、〇月〇日までに納品できるよう現在手配を進めております。 納期など詳細につきましては、あらためてご連絡いたします。 ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください。 どうぞ今後ともよろしくお願いします。

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株式会社△△ 営業部 ▲▲ 住所 電話 携帯
e-mail 会社のURL

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以上、お礼メールのテレプレートを紹介しました。 テンプレートは誤字脱字なく素早くお礼メールを送るために役立ちますので、ぜひ活用してみてください。 ただし、テレプレートをそのまま使うのは味気ないものですので、相手に合わせて自分なりにアレンジしてみたり、一言添えてみたりするのもよいでしょう。

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今回は、受注後に送るべきお礼メールのポイントや文例フォーマットなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。