aileadで採用までのリードタイムを短縮、前期比2倍のスピードで採用を実現。ドリーム・アーツ様 全社導入インタビュー –採用組織編–

株式会社ドリーム・アーツは大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB（スマートデービー）」や多店舗ビジネス向けクラウドサービス「Shopらん」、大企業の働き方を変えるビジネスコックピット「InsuiteX（インスイートエックス）」を提供するSaaSプロバイダ。2023年10月に東証グロースへ上場し、まさに企業規模を拡大するフェーズで躍進を見せる企業です。今回、人事部署で採用業務を担当する加藤三枝様と内藤澪奈様に、『ailead』の導入背景や実際の活用法、そして導入後の成果などについて詳しくお話を伺いました。

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採用予定数が前年比2倍以上になり、採用フローの効率化が必要に

――お二人のご経歴や、現在の業務内容について教えてください

内藤さま：

私は広島県出身で、大学も広島県でした。2016年に新卒で独立行政法人に入社し、2023年6月からドリーム・アーツでキャリア採用を担当しています。

加藤さま：

私は2020年にドリーム・アーツに転職しました。ずっと採用に携わっており、現在は中途・新卒採用の両方、そして研修も担当しています。二人とも、所属は社長室のMCOグループです。

――ailead導入前は、どのような課題を抱えられていたのでしょうか？

内藤さま：

当時は、すべての面接に採用担当が入っていました。アテンドとして最初のアイスブレークからメモ取り、ヒアリングまで行っていた形です。しかし、今年と去年で採用予定数が2倍以上になったため、面接数も同様に増えることになったんですね。そうなるとキャパシティがネックになって、面接が行えなくなる懸念があります。

そこで、メモ取りして録画もしてくれるサービスを導入すれば、採用担当者が入らなくても良いのではないかと考えました。現場で面接を担えれば、面接数がかなり増やせます。そこで、システム導入を考え始めたんです。

――aileadを選ぶ決め手は、どのような点にありましたか？

内藤さま：

オンライン面接にはMicrosoft Teamsを利用しているのですが、そのまま導入できることが前提条件でした。他社だと別のサービスにログインして、そこから面接するといったものが多かったのですが、既存のまま導入できるのは良かったです。履歴書は採用管理システムで見ているのですが、議事録まで他システムに入るとなると大変ですし、返って煩雑になってしまったら意味がありませんよね。

また、aileadはすでに他部署で導入していたので、社員も使い方を知っている状態です。そのため、教育コストがかからない点もメリットの一つでした。

最終面接用のレポート作成にも面接の録画データを活用

――採用選考のフローと、具体的なaileadの活用方法を教えてください

内藤さま：

エントリー後に書類選考、Web試験を経て、面接は3回あります。一次面接は現場のみでaileadを入れて行い、二次面接は採用担当者が入るときと入らないときがあり、最後の三次面接のみ対面という流れです。

その中で、aileadはメモ取りが一番助かっていますね。あとは議事録をまとめてくれるので、それを見て候補者の情報を確認しています。また、最終面接時には、面接官のコメント、候補者の経歴の要約、志望動機、指向性、人事の所感などを記載した一枚のレポートを作成しています。これまでは面接中のメモだけが頼りだったのですが、今は動画を見直すことができるので便利ですね。1.5倍速で見られますし、議事録にどこから転職理由を話しているかという情報が書かれているので、とても助かっています。

また、例えばセールス職のポジションにエントリーしてくれた人が、もしかしたらカスタマーサクセス職の方が良いのではないかという話が出ることがあるんですね。そうした場合、通常なら再度面接を挟まなければいけません。しかし、aileadの録画があるので、それを見てもらって進めるかどうか検討できるようになっています。

――導入初期など、何か周囲からの声や困ったことなどはありませんでしたか？

内藤さま：

特にありませんが、面接のやり方や流れなどの説明会は行いました。いきなり採用担当者が面接からいなくなると、困ってしまうと思うので。

加藤さま：

aileadは、営業のマネージャーから導入を促されていたんです。録画して商談など見られるのは慣れているから、面接も入れて欲しいと。ですから、現場サイドから何か言われることはなくとてもスムーズな導入でした。

内藤さま：

社内から面接のフィードバックが欲しいと言ってもらうことも多く、最初から抵抗感はなかったようです。結果的に、面接の質向上にも繋がっていると思います。

加藤さま：

採用の質を保つためには、当初は認められた面接官しか対応できなかったんです。しかし、大規模採用を実現するため、座学のほか、動画などを駆使しながら面接官をトレーニングし、他のメンバーも同じ水準で面接できるよう工夫しました。

面接官を担当できるメンバーが2.5倍に。採用数も前期年間を上半期のみで超える成果を実現

――現在、面接官としてaileadを使用しているのは何名くらいですか？ 

加藤さま：

もともと面接官を担っていたのは本部長クラスのみで、10名未満でした。しかし、現在はこれに加えて、グループマネージャーまで含まれるようになっています。あとは採用担当者もいるので、25名くらいですね。

――具体的に、aileadを導入してどのような成果が出ていますか？

内藤さま：

aileadを導入してから、応募から選考終了までのリードタイムが短くなっています。

採用担当がアテンドに入るとなると、同じ時間帯に何件も面談を実施するのは難しいです。しかし、現在は一次面接を現場担当者が担当しているので、同一日時に並行して面接を設定できるようになりました。特にキャリア採用は時間が被りがちなため、これは大きな効果だと思います。

また、昨年1年間で採用した数より、この上期で採用した人数の方が多いですね。
昨年が年間15名だったのに対して、1～6月の上期だけで18名が入社しており、aileadがなければ、この状況には至っていないと思います。

加藤さま：

採用において、本来なら応募を集め、母集団を増やすといったことに時間を使わなければいけません。これは、採用数を増やすというミッションの中でも、かなり大きな課題でした。
しかし、今は新しいエージェントの開拓や新しいサービス導入の検討、スカウト媒体の検証なども自分で進められています。本来やるべき仕事を、aileadのお陰でちゃんと行えている状態ですね。

内藤さま：

aileadを導入したことで、想像以上に楽になりました。セールスの人は使い方に詳しいので、データ共有など自分たちでやってくれます。aileadを通して、同一メンバーの別ポジションでの検討といった当初考えていなかった効果もありました。現場から情報を知れるのは導入して実感したメリットですね。

面接官へのフィードバックにはAIの活用も検討

――aileadはどういう方におすすめできますか？

内藤さま：

オンライン面接を行っている会社なら、どこでも導入した方が良いと思います。面接のキャパが増えるし、スキルアップにも繋がりますから。面接内容を見直せるので、工数的にも質的にもデメリットはないですね。

加藤さま：

これまで録画ツールを入れてこなかったのは、候補者のイメージが悪いと考えていたからなんです。導入後も「嫌です」など言われるんじゃないかと思ったのですが、実際には一切ありませんでした。気にする必要がないとは言いませんが、事前に録画することをお伝えすれば、候補者の方々は抵抗がなくなっているんですね。もし、そういうこと気にしている企業があれば、意外と問題ないということは知ってもらえたらと思います。

――今後、aileadに期待すること、考えられている活用法があれば教えてください

内藤さま：

面接官側に対して、聞くべき質問などが表示されると良いなと思います。また、面接の最後に適性検査URLを送るんですが、これが自動で出ると便利ですね。もっと、面接者の体験として親切なものになりそうな気がします。

加藤さま：

そういうツールを駆使していることは、面接の差別化にもつながりますよね。

内藤さま：

別ポジションの検討には、引き続き使っていきたいですね。また、面接官へのフィードバックも、しっかり取り組んでいきたいと思います。フィードバックに関しては、AIの活用も考えていきたいです。