TOPPANホールディングスは、DX（デジタルトランスフォーメーション）とSX（サステナブルトランスフォーメーション）によって、ワールドワイドで社会課題を解決するリーディングカンパニーとして企業価値向上とサステナブルな社会の実現を目指しています。今回は、生活・産業事業本部 SX推進センター SX事業開発本部 マーケティング部 SXDX戦略チームの福武さまと百合田さまに、対話データAIプラットフォーム「ailead」の導入背景と活用の詳細についてお話を伺いました。
導入の決め手は、対話データを活用できる機能性
まずはailead導入のきっかけを教えてください。
福武さま： 当部門はパッケージ事業におけるマーケティング活動全般を担っており、当社で掲げるSX＆DXを事業に実装すべく、サステナブルブランド「SMARTSTM」の推進や新製品、サービスの開発、セールスプロセス改革などに取り組んでいます。私は2020年4月に部門が発足したタイミングで営業から異動してきたんですが、当時はサービス拡販フェーズで1日に膨大な量の打ち合わせをこなしていました。2022年時点でも1日10〜13件ほどの打ち合わせがあり、記録・振り返りが追いつかなくなってしまったんです。そこで支援ツールを探していたところ、ウェブ検索で御社のサービスを知り、資料提供とご提案の依頼をさせていただきました。
導入の決め手は何でしたか？複数のサービスを比較された中で、aileadを選んだ理由を教えてください。
福武さま： 議事録作成ツールはたくさん存在しますが、文字起こしの精度は正直どこも変わらないと思っています。そこで重視したのは「付加価値」です。まずaileadは生成AIによる対話データの要約ができる。かつ御社は当時から、aileadで自動分析とフィードバック（2025年1月にリリース済み）を目指されていました。我々は当部門で担当するサービスに関しては自分たちで営業活動を行っているため、その部分でユースケースが合致したことも導入の後押しになりました。
セキュリティチェックをクリアし、全社的な活用と多様なニーズ対応へ
導入から約3年が経ちますが、具体的な活用方法とその広がりについて教えてください。
福武さま： 導入当初は、クラウドサービスの特性上、機密情報を多く扱うために、セキュリティチェックをなかなか突破できず、社内利用にとどまっていました。クラウドサービスの導入事例は過去にもありますが、例えばチャットツールだった場合、社外の情報は書き込まないというルールを設ければ済みます。ですが、打ち合わせの場合はその制御が難しい。加えてAI領域にも踏み込んだ場合、その情報はクローズド環境のみで学習されるのかといったことも問われてきます。一方で、外部とのMTGで活用をしたいというニーズは当初からありました。そこで、御社にも数多くのセキュリティチェックにおける質問項目に一つひとつ丁寧に回答していただいたり、別途セキュリティ部門からの問い合わせにも迅速かつ的確に対応していただいたりと、多大なるご協力を賜りました。
そのおかげで無事にセキュリティチェックを突破でき、2024年4月からは外部とのMTGでの活用も始まりました。それによって活用が広がり、百合田が携わっている『SDNECT®』という従来、FAXや電話、メールで行われてきた調達業務をクラウドで一元化できるサービスの拡販活動の録画と分析や、その他のサービスに関しても社内プレゼンにAIフィードバック機能を活用しているほか、インサイドセールス強化のためにaileadで録画した商談のモデルケースをナレッジ共有しています。
TOPPANさまはaileadのAIフィードバック機能もリリース当初からいち早くご活用いただいておりました。AIフィードバック機能の活用にあたり、プロンプトを作成する上で工夫された点はありましたか？
百合田さま： はじめは御社からご提供いただいたサンプルをベースにプロンプトの作成を行いました。ですが、これまでプロンプトを作成した経験がなかったので、最初はこれが本当に評価軸として正しいのかどうかという判断が難しかったです。そのため、社内でマネージャー各位にどういった視点でフィードバックを行っているかという聞き取りを行い、それを基に修正したり、プロンプトがどのようにフィードバックとして生成されるのかを複数のAIツールを活用し、比較と検証を行ったりを繰り返して現在に至ります。個人的にはまだまだブラッシュアップの必要があると考えていますが、どこかで決め切ることも重要だと思っています。
aileadによる工数削減で広がる可能性
ailead導入後の変化や、おふたりが実感している効果について教えてください。
福武さま： 以前は議事録を取ることに2〜3割の意識を持っていかれていましたが、今は会話そのものに集中できるようになったと感じています。導入前から会議ツールの録画機能は活用していましたが、必要な箇所を確認するにも最初から見返す必要があり、どうしても手間がかかっていました。その点、aileadでは対話内容が自動で整理されるため、必要なポイントだけを効率的に確認できています。また、以前は次回までの課題が抜け落ちてしまうこともありましたが、今はそうした見落としが減り、打ち合わせの質そのものが上がっていると実感しています。
百合田さま： 私も打ち合わせや商談に出席した時に以前はメモを取ることに精一杯で、結局どこが大事なポイントだったかを掴めずに終わることがよくありました。でも、今は本当に重要なところだけメモを取っておけばよく、その前後関係は文字起こしを見れば分かる。あとは会話が全て文字として残っているので、参加者の間で何を言ったか、何を言わなかったかという認識のズレが生じにくいことにも助けられています。また文字起こしや要約のおかげで自分自身の商談の振り返りはもちろん、部下に対してフィードバックもかなり楽になりました。
具体的にどのくらいの工数がaileadによって削減されましたか？
福武さま： これまでは、メンバーのプレゼンに同席するか、後から録音・録画を確認し、フィードバックポイントを整理する必要がありました。1時間のプレゼンを週に4件対応しており、フィードバックだけで週約6時間、月に換算すると約24時間を要していました。
現在は、ailead上でメンバー自身がフィードバックまで完結できる仕組みを整えています。私は月に1回、約1時間のフィードバックミーティングで全体を確認するだけで済むようになりました。その結果、月24時間かかっていたMTG工数を月1時間へと大幅に削減することができました。
また時間的な余裕が生まれたこと以上に、私自身が価値を感じているのは、商談の振り返りなど「これまで取り組めていなかったことに活動を拡げることができるようになったこと」です。例えば、インサイドセールス強化の取り組みとして、aileadで録画した商談の中からモデルケースを抽出し、ナレッジとして共有することができるようになりました。これは、aileadがあったからこそ実現できた取り組みであり、逆に言えば、aileadがなければ「やろう」とは思わなかったと思います。
フィードバック工数が削減されたことで生まれた時間を、育成やナレッジ共有といった組織の成果を伸ばす活動に再投資できるようになった。そうした意味で、aileadは単なる効率化ツールではなく、チームや施策の可能性を広げてくれるサービスだと感じています。
aileadに蓄積されたデータを活用した営業支援に期待
最後に、これからaileadに求めることを教えてください。
福武さま： 将来的なセールスの自動化に至る過程で、例えばクロスセリングの支援のようなことができると理想的です。我々はトータルソリューションを掲げており、お客様の課題を解決するためなら一つの商品にこだわる必要はないと思っていますし、こだわる必要のないだけの商品群を会社の力として持っています。そのため、例えば商談中に提案したプロダクトが顧客ニーズにフィットしなかった時に、AIエージェントがaileadに蓄積されたデータを基にどういうアクションを起こせばいいかをアドバイスしてくれたり、顧客ニーズに合致しそうなプロダクトの資料を提供してくれたりするような仕組みがあると、今後より商品ラインナップの広さをフルに活かせるのではないかと考えています。
